Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document qui a plusieurs rôles :
- une fonction comptable : la facture est un justificatif de votre comptabilité. Elle va vous permettre de comptabiliser le montant de vos recettes ;
- une fonction juridique : l’émission d’une facture établit que vous avez rendu une prestation à votre client et que vous pouvez en réclamer le paiement ;
- une fonction commerciale : la facture contient un certain nombre d’informations qui détaillent par exemple les conditions de règlement (escompte ou paiement comptant), la nature des services rendus… ;
- une fonction fiscale : la facture est le document grâce auquel vous allez assurer la collecte de la TVA sur la prestation rendue (et la déduction de la TVA correspondante pour le client).
La facture est donc un document fondamental dans le cadre de votre activité professionnelle.
Devez-vous émettre une facture ?
Lorsque vous rendez une prestation à un client, devez-vous toujours délivrer une facture ? La réponse à cette question dépend de votre client et de la nature de la prestation rendue.
Votre client est un professionnel
Si l’opération fait intervenir un client professionnel (établi en France ou à l’étranger), vous devez obligatoirement émettre une facture en 2 exemplaires.
Un professionnel peut être :
- une personne morale (une société, une association, une collectivité publique) ;
- ou une personne physique qui intervient pour les besoins de son activité professionnelle.
La facture doit être émise lorsque la prestation est achevée (sauf si vous demandez un acompte, auquel cas vous établirez une facture d’acompte puis une facture pour le solde).
Cette obligation concerne tous les professionnels libéraux, qu’ils soient ou non assujettis à la TVA, même les micro-entrepreneurs.
Votre client est un particulier
En principe, une facture n’est pas obligatoire
Lorsque la prestation de services est rendue à un particulier (c’est-à-dire une personne physique agissant pour ses besoins personnels), l’émission d’une facture n’est pas obligatoire.
Attention : Certaines activités sont soumises à une réglementation particulière, notamment le bâtiment, les travaux immobiliers pour les particuliers, les entreprises de déménagement, les auto-écoles, les experts-comptables, les syndics de copropriété, les prestations topographiques.
Nous vous invitons à contacter votre ARAPL pour connaître vos obligations en matière de facturation.
Exception : une note doit être établie dans certains cas
Vous devrez établir une “note” si :
- le client en fait la demande,
- pour certains travaux immobiliers,
- ou si le prix de l’opération est supérieur à 25 € TTC.
La note doit être établie en 2 exemplaires (l’original étant remis au client) et contenir les mentions obligatoires suivantes :
- la date de rédaction de la note,
- les nom et adresse du prestataire,
- le numéro SIREN du prestataire,
- le nom du client (sauf s’il s’y oppose),
- la date et le lieu d’exécution de la prestation,
- le décompte détaillé en quantité et prix de chaque prestation (et produit fourni ou vendu) : dénomination, prix unitaire, désignation de l’unité et de la quantité fournie,
Ce décompte détaillé est facultatif si un devis a été préalablement établi et accepté par le client, et qu’il est conforme à la prestation rendue.
- la somme à payer HT et TTC.
La note n’est pas une facture car elle comporte moins de mentions obligatoires, mais elle n’en est pas moins un justificatif de votre comptabilité. Elle doit être émise à l’achèvement de votre prestation et avant le paiement du prix par le client.
Et si je vends également des marchandises ?
Pour les ventes de marchandises à des particuliers, l’émission d’une facture n’est pas obligatoire sauf dans les cas suivants :
- le client en fait la demande ;
- si vous réalisez des ventes à distance (c’est-à-dire des ventes à des particuliers dans un autre Etat membre de l’Union européenne) ;
- pour les ventes aux enchères publiques.
Cette situation peut concerner des professionnels libéraux qui, à titre accessoire, vendent des produits à leurs clients (vétérinaires, masseurs-kinésithérapeutes…).
Une dispense de facturation est prévue en faveur de certaines opérations
Malgré les principes évoqués ci-dessus, certaines professions sont dispensées d’émettre des factures à destination de leurs clients dans certains cas limitativement énumérés.
Il s’agit des professionnels qui rendent des prestations sur le territoire français, exonérées de TVA en vertu des articles 261 à 261 E du Code général des impôts. Il s’agit de certaines opérations bancaires et d’assurances, les locations immobilières, les prestations de soins rendues par les professionnels du secteur médical et paramédical, certaines prestations d’enseignements.
S’agissant des professions médicales et paramédicales, la dispense de facturation concerne les prestations de soins, qu’elles soient remboursables ou non par la Sécurité sociale.
Mais la délivrance d’une facture redevient obligatoire si le client en fait la demande.
Sanctions en cas d’erreur
Si vous omettez de facturer une opération, une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction sera appliquée (5 % si l’opération a été comptabilisée).
Nous vous invitons à vous rapprocher de votre ARAPL pour savoir si vous êtes concerné par un cas de dispense de facturation ou si vos factures ou notes sont conformes.
Sous quels formats une facture est-elle émise ?
Les prestataires de service peuvent émettre leurs factures de deux façons.
Facture papier
Une facture peut être émise sur un document papier ou PDF qui sera remis en mains propres ou par email au client.
La facture peut être préparée dans un fichier Word ou Excel puis imprimée, ou être établie sur un facturier.
Elle doit contenir toutes les mentions obligatoires prévues par la loi.
Facture électronique
Compte tenu du volume de papier à traiter et du coût qui en résulte, certaines entreprises recourent à un système de facturation électronique qui garantit l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.
Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.
Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la facture papier.
Important : Une facture au format PDF transmise par email au client n’est pas une facture électronique mais une facture papier et suit les mêmes règles d’archivage.
Vers une généralisation dans les années à venir pour tous les professionnels
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics et suivre un processus particulier d’envoi à la collectivité publique concernée (Système ChorusPro) .
Il est également prévu de généraliser la facturation électronique (e-invoicing) pour tous les professionnels dans leurs relations avec d’autres professionnels, et de leur imposer une obligation de transmission de leurs données de facturation à l’administration fiscale (e-reporting). Pour en savoir plus sur la généralisation de la facturation électronique : V. notre article à la Une.
Un logiciel de facturation est-il obligatoire ?
Non, vous n’avez aucune obligation d’utiliser un logiciel de facturation même si cela peut être un moyen d’alléger votre charge administrative si vous avez de nombreuses factures à émettre.
Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?
Pour être valide, votre facture doit :
- être établie en langue française (si elle est établie en langue étrangère, l’Administration pourra exiger sa traduction par un traducteur assermenté en cas de contrôle),
- en deux exemplaires (l’original étant remis au client),
- et comporter un certain nombre de mentions obligatoires sous peine de sanctions (CGI, ann. II, art. 242 nonies A).
Les mentions obligatoires sont les suivantes :
- la date d’émission de la facture,
- le numéro de la facture (il s’agit d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
- l’identification du prestataire et de l’acheteur : numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse,
- l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du prestataire et de l’acheteur ;
- le numéro de bon de commande le cas échéant ;
- votre numéro de TVA
- le numéro de TVA du client (s’il est redevable de la TVA dans un cas d’autoliquidation),
- la date de réalisation de la prestation de services,
- la dénomination précise et la quantité de services vendus,
- le prix unitaire des services rendus : montant total HT, la répartition du montant HT par taux de TVA applicables, la TVA due
- si l’opération est exonérée de TVA, la mention de l’article du code général des impôts prévoyant cette exonération.
Exemples : pour les bénéficiaires de la franchise de TVA, il faut indiquer “Franchise de TVA, art. 293 B du CGI”. Pour la facturation d’une prestation de services à un professionnel dans l’Union européenne : “Autoliquidation – TVA due par le preneur selon l’article … du CGI”, - toute réduction de prix acquise à la date de la prestation et directement liée à cette opération,
- les conditions de règlement :
- la date à laquelle le règlement doit intervenir (paiement à réception de la facture par exemple),
- les conditions d’escompte,
- le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
- et le montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €),
- la qualité de membre d’une association de gestion agréée (en portant la mention “Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’une association de gestion agréée”).
Des mentions obligatoires additionnelles peuvent être requises :
- si vous avez une entreprise individuelle, indiquez votre nom, la dénomination utilisée pour l’exercice de votre activité professionnelle, précédés ou suivis de la mention « Entreprise individuelle » ou bien du sigle “EI”,
- la qualité de titulaire d’un CAPE (Contrat d’appui au projet d’entreprise), ainsi que la dénomination sociale, le siège social et le numéro d’identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat.
A savoir : A défaut de vous conformer à ces règles, vous vous exposez à des sanctions en cas de contrôle :
- amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte (plafonnée à 25 % du montant de la facture),
- amende administrative de 75 000 € pour un professionnel personne physique,
- votre comptabilité pourrait également être jugée non probante entraînant son rejet et une taxation d’office.
Comment conserver vos factures clients ?
Vos factures doivent être archivées pendant 10 ans dans leur format original.
Toutefois, à titre de simplification, il est possible de conserver vos factures émises (ou reçues) au format papier sur un support informatique à condition de garantir leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu (LPF, art. A102 B-2).
Pour en savoir plus sur vos obligations en matière d’archivage de vos documents professionnels, vous pouvez lire notre article “Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?”
Conseil ARAPL
Vous l’avez compris, la facture est une des pièces maîtresses de votre comptabilité et son établissement obéit à des règles impératives.
Ne pas vous conformer à vos obligations peut être lourd de conséquences. N’hésitez pas à contacter votre ARAPL pour un diagnostic de votre process de facturation.